Diferentes tipos de planificación

Existe muchas metodologías desarrollados por expertos (y no tanto!) para planificarnos mejor.

Personalmente creo que todas son muy buenos para algunos aspectos, pero combinarlos entre sí, y adaptarlos a tu situación específica, es lo ideal.

En este artículo haré un resumen de los que a mi me han servido y de los cuales he cogido diferentes aspectos para adaptarlos a las diferentes situaciones de planificación de mi empresa.

Listas de Tareas (To Do lists).

Las listas de tareas son muy beneficiosas si las utilizas como 'vertedero' de tareas para despejar la cabeza de todas esas cosas que se te van ocurriendo durante el día, o cuando lo haces de un modo más intencional, de sentarte a escribir lo que tienes que hacer.

Pero son un arma de doble filo. En las listas de tareas no hay prioridades, no hay limites de tiempo y mucho menos una categorización donde decidas que ciertas tareas no las realizarás.

Por ello creo que es fundamental tener un sistema donde clasificar todas estas tareas. A continuación te dejo 2 herramientas muy interesantes para aplicar cuando te enfrentas a todas esas acciones en tus listas de tareas:

El principio de Pareto

El principio de Pareto establece que el 80 % de los resultados provienen del 20 % de las acciones. Es decir, que si puedes indentificar de tus tareas cual es ese 20% que te ayudará a generar mayor cantidad de resultados, podrás priorizar esas tareas.

También se aplica al tiempo. Seguramente el 80% de tu tiempo, lo dediques a realizar las tareas que aportan el 20% de tus resultados. Identificar esos grandes consumidores de tiempo te ayudarán a liberar tiempo.

La matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower es un método muy sencillo para priorizar y clasificar tus tareas. Eisenhower citó una vez en un discurso a un rector de una universidad diciendo “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”.

Más adelante Stephen Covey utilizó este concepto para desarrollar esta matriz.

Bullet Journaling

El Bullet Journaling es un método muy interesante para ordenar y clasificar las listas de tareas. Además el método permite combinarlo con lo que necesites (desde apuntes en una conferencia a hábitos de agradecimiento o seguimiento de rutinas).

Si te has encontrado con imágenes súper bonitas de Bullet Journaling con unos calendarios hechos por artistas, no creas que de esto se trata el método. El hacerlo bonito puede ser un momento creativo que dedicas a ti si te resulta atractivo, pero no lo descartes por esto si lo artístico no es lo tuyo.

Time Blocking

Time Blocking es una herramienta muy visual para poder adjudicar un tiempo específico a cada tarea. Es muy interesante para conocer cuánto tiempo realmente nos llevan las diferentes tareas, y cuántas somos capaces de hacer en el día. Conocer esto, nos ayuda a priorizar tareas, ayudando a establecer cuáles deben ser delegadas o eliminadas por falta de tiempo.

Kanban

Knaban es un sistema creado para el trabajo en equipos. Pero puedes adaptarlo a diferentes tareas específicas que tengas en tu día a día si no trabajas en equipos.

En el vídeo te enseño cómo lo aplico con la creación de contenido en las redes sociales. También puedes usarlo definiendo diferentes etapas de un proyecto, las cuales contendrán tareas específicas dentro, y así puedes de un vistazo ver cómo avanza el proyecto a grandes rasgos, e identificar las áreas o etapas que se retrasa.