Todos los sistemas de planificación empiezan con una lista de tareas. Básicamente se basan en cómo lidiar con ella. Por ello, es primordial tener un momento de planificación de la lista de tareas. Ya sea una vez al día, a la semana o al mes, tienes que agendar un momento para planificarla.
Es importante empezar por identificar para qué sirve una lista de tareas: para apuntar todo lo que a nuestro cerebro se le ocurre que podemos hacer (si tuviéramos todo el tiempo del universo disponible), más las tareas que nuestro día a día nos requieren.
No hay ninguna ley que te obligue a hacer TODO lo que está en tu lista de tareas, de hecho, si quieres usar tu tiempo de un modo productivo y planificar acorde, no deberías hacer todo lo que está en esa lista, y aquí está el primer dramón: qué eliminar de la misma sin culpas.
Lo difícil es saber cómo elegir qué hacer y qué no y a qué darle prioridad.
Una lista de tareas no sabe de objetivos o de intenciones. Por ello es interesante empezar haciendo un lista de 2 ó 3 cosas qué queremos alcanzar a fin de mes, semana o día (llámale objetivos o intenciones). Teniendo esto presente, la Matriz de Eisenhower y la Ley de Pareto son las herramientas perfectas para ayudarte a definir qué hacer y qué no de esa lista, y en qué prioridad.
Herramienta 1. Matriz de Eisenhower.
La Matriz de Eisenhower divide las tareas en una matriz de 4 cuadrantes:
- Importante y urgente → hazlo ya. Estas tareas son las ‘apagafuegos’, hay que evitar llegar a este punto cuando se puede.
- Importante pero no urgente → decide, planifica y agenda. Aquí es donde idealmente están las tareas que más planificación deberían tener.
- No importante pero urgente → si puedes, delega, si no agenda, pero recuerda darle prioridad al 2o cuadrante.
- No importante y no urgente → elimínalo sin culpa. Estas son las tareas que te roban tu tiempo. Las que hay que saber identificar para evitar a toda costa.
Por ejemplo:
- tienes que llamar para sacar cita para la ITV o no podrás circular con el coche: Importante y urgente, llama ahora (cuadrante 1)
- tienes que hacer una presentación, define qué presentarás, planifícala y agenda los pasos (cuadrante 2)
- automatizar la respuesta a las preguntas más frecuentes de la web, ¿puede alguien del equipo hacerlo? Si no, agéndalo, pero dale prioridad a lo del cuadrante 2, (cuadrante 3)
- Revisar un documento que ya ha sido aprobado para mejorarlo. No lo hagas y elimínalo de tu lista (cuadrante 4)
El cuadrante importante es el 2. Ese es el que te aportará para el futuro de tu negocio, profesión o vida personal. Es importante identificar los límites de esas tareas (ya sean fechas o tareas específicas a hacer), para que no se conviertan en las del cuadrante 1 si acabas haciéndolas a último momento, o si te pasas de vueltas y acabas en el cuadrante 4.
Herramienta 2- La Ley de Pareto.
La Matriz de Eisenhower nos ayuda a identificar tipos de tareas, pero dentro de las importantes podemos tener más de una. Y aquí es cuando entra la Ley de Pareto.
La Ley de Pareto establece una relación entre el 20% y el 80%, en este caso, que el 20% de los proyectos o tareas que tienes para agendar son responsables del 80% de tus resultados. Con esto en mente... es interesante identificar cuáles son las tareas o proyectos que corresponden al 20% y darles el tiempo adecuado para ejecutarlos. Este 20% suele estar en el segundo cuadrante de la Matriz de Eisenhower.
Si te es difícil identificar cuáles tareas son las más importantes, entonces empieza por 3 de ellas.
Herramienta 3 - Agéndalo .
Una vez determinadas las tareas que sí harás, es importante agendarlas: cuándo, cuánto tiempo durará cada actividad de esa tarea y si hay una fecha límite, identificarla en tu planificación.
Y de aquí en más sigues agregando en tu lista de tareas lo que vaya surgiendo, pero tú haces lo agendado hasta que tengas una nueva entrada en tu agenda de ‘planificación de la lista de tareas’.
Esta entrada de planificar la lista de tareas es fundamental y siempre deberías tenerla. Se terminó el correr detrás de esa lista de tareas. Ahora manda tu agenda, la que has planificado de un modo racional.
Herramienta 4. Los bloques de tiempo.
Cuando agendas tareas que no tienen un inicio y fin predeterminado, como puede ser una reunión, los bloques de tiempo son muy útiles.
Los bloques de tiempo son períodos específicos que reservas en tu agenda (con fecha/hora de inicio y de fin) para concentrarte en una tarea o proyecto concreto, sin interrupciones. Puedes utilizar colores diferentes para cada proyecto o tarea y así identificarlos fácilmente.
Esto es muy útil para cuando estás en una etapa temprana y todavía no sabes exactamente qué puntos concretos necesitarás, y puedes ir 'rellenando' con lo específico a medida que lo tienes más claro en los bloques que has reservado para el proyecto/tarea.
A mí me gusta utilizar un planner mensual para una planificación más genérica e irlo detallando en un planner semanal (o con horarios) y una libreta cuando voy adentrándome en el proyecto (de ahí que la correlación con los colores sea tan importante).
El haber establecido de antemano el tiempo a usar ayuda a centrarse y a no diluir en el tiempo decisiones y acabar todo a último momento.
La idea es que realmente utilices ese tiempo que has preestablecido exclusivamente para esa tarea. Por eso creo que es importante siempre o subdividir los grandes bloques en unos más pequeños, o dejar entre diferentes bloques lo que llamo 'bloques administrativos', donde contestas llamadas, correos o haces tareas repetitivas y administrativas que tienes durante el día.
👉 Estos bloques son invención mía, nunca los he visto cuando se explican los bloques de tiempo. Pero realísticamente todos tenemos esos momentos 'administrativos', y si no les das un bloque exclusivo, terminas incorporándolos en los otros bloques, y ahí empieza el multitasking que es justamente lo que queremos evitar.
Sé realista e inclúyelos en la planificación. En estos bloques administrativos también es donde resuelves 'lo urgente e importante' de la matriz de Eisenhower, de un modo más controlado. Si los tienes previstos en la planificación, evitas caer en el modo "apagafuegos".
Otra de las premisas de este método es el tomarte un breve descanso entre bloques. Levantarte del ordenador, hacerte un café, salir a andar 5 minutos, ¡tú decides! Pero que sea algo que te despeje. Algo muy útil para nuestra productividad y que generalmente la rutina nos engulle y olvidamos.
Una alternativa de este método es el 'método pomodoro' (el pomodoro - tomate en italiano - es el timer de cocina en forma de tomate que utilizaron los creadores del método). Este método establece períodos de 25 minutos (que puedes controlar con un timer de cocina o el de tu móvil) y descansos de 5 minutos entre bloque y bloque. Es un método muy practicado por estudiantes y que puedes usar junto a los bloques de tiempo (subdividiéndolos en este período de tiempo).
¿Cómo puede ayudarte la Agenda Inteligente a aplicar estos tips?
La Agenda Inteligente está pensada para que puedas aplicar estos tips. Lo primero, es que es muy importante que tengas un día a la semana, al mes o una hora específica al día para planificar la lista de tareas.
En una libreta puedes tener tus listas de tareas, una libreta exclusiva para ello o una donde tengas todos tus apuntes, ideas y demás conviviendo (para ello puedes usar los marcadores para siempre tener localizada la última lista de tareas).
Al momento de pasar las tareas, dependiendo de si son específicas o genéricas puedes usar diferentes planners:
- los planners mensuales son ideales para cuando todavía no tienes 100% claro el detalle de un proyecto, pero ya puedes ir bloqueando tiempo que luego dedicarás a él, así como su fecha de inicio y fin.
- los planners semanales ya son para marcar horas del día que dedicarás a tareas específicas, que pueden ser parte de lo que has marcado como genérico en el mensual.
- las pegatinas te pueden ayudar tener un sistema de colores para asociar lo de los planners y las libretas.
Si quieres saber más sobre la Agenda Inteligente aquí tienes más información.
